Guía: 8 Pasos Para Llevar la Ocupación de tu Hotel al Máximo

En esta guía paso a paso descubrirás todo lo que se requiere para llevar al máximo la ocupación en tu hotel. Además, encontrarás herramientas y estrategias digitales que nadie te mostró antes.

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  Índice de contenidos
• 1. Aumentar la exposición en los canales de venta
• 2. Optimizar la distribución
• 3. Vende a través de un Motor de Reservas
• 4. Seguimiento de huéspedes potenciales
• 5. Incentiva la demanda en temporada baja
• 6. La tarifa correcta para el huésped indicado
• 7. Medir y optimizar las acciones
• 8. Huéspedes satisfechos atraen más clientes
  
  
  

8 Pasos para Maximizar la Ocupación del Hotel 

En primer lugar, es importante aclarar que las fórmulas mágicas no existen pero si logras entender el comportamiento de los viajeros y sus deseos, es muy posible que logres un aumento considerable en tu ocupación.

El consumidor digital es sumamente exigente, no deja nada librado al azar, y es un buscador continuo de información. Esto lo lleva a navegar por cientos de portales y aplicaciones en Internet antes de decidir en el Proceso de Compra. 

Este proceso es un camino complejo y repleto de aquello que conocemos como Puntos de Contacto.

Qué son los Puntos de Contacto

Los puntos de contacto, o Touchpoints, son todos los momentos de comunicación e interacción que existen entre los potenciales huéspedes y tu hotel durante todo el Proceso de Compra, en este caso, de Reserva.

Aumentar la ocupación en tu hotel depende, en gran medida, de la exposición y optimización de cada uno de los canales de venta y puntos de contacto.

La pregunta que debes hacerte es: ¿Cómo generar más puntos de contacto? y sobre todo, ¿cómo optimizar tus canales de venta para aumentar la ocupación? Veamos:

1. Aumentar la exposición en los canales de venta del hotel

Las Agencias de Viaje Online (OTA) ayudarán a tu hotel a darse a conocer en las plataformas de reservas más grandes del mundo.

Agencias como Booking, Expedia o Despegar son las OTAs (Agencias de Viaje Online) más conocidas y canales de reservas con alto caudal de tráfico. Es por ello que, para cualquier hotel, es clave tener presencia en estas plataformas. 

Existen muchas otras, pero en concreto, al momento de escoger en cuál dar de alta un perfil de tu hotel, existen ciertos factores a tener en cuenta:

• Posicionamiento en los buscadores: Qué tan visibles se encuentran estos canales en metabuscadores como Google.
• Comisiones: Cuánto cobrará la plataforma por cada reserva que se realice a través de su marketplace.
• Cobertura geográfica: Desde dónde vienen los huéspedes y las reservas que entran a través de estas OTAs o en qué zona tienen mejor rendimiento.
• Potencial de ventas: Cuántas reservas en promedio podrás recibir desde dicha plataforma por mes o por año

2. Optimizar la distribución de las habitaciones

Tener varios canales de venta lleva tiempo de administración e incluso puede hacer que pierdas ventas si no están debidamente organizados.

¿Cuántas veces te han cancelado las reservas hechas a través de Booking?

Seguramente muchas y sabemos que cancelar reservas de manera manual cada vez que esto pasa, es una enorme pérdida de tiempo.

Por el contrario, si contáramos con un Plano de Ocupación facilitaríamos esta tarea porque al sincronizar todos los canales, es posible vender y actualizar habitaciones en tiempo real y de manera automática.

Por ejemplo, frente a una cancelación, la disponibilidad se actualizará de manera automática permitiéndote volver a poner en venta la reserva cancelada en cualquiera de tus canales disponibles.

 3. Vende habitaciones del hotel con un Motor de Reservas

¿Has pensado cuántas reservas te pierdes por el simple hecho de no tener disponibilidad para una fecha específica?

Al utilizar un motor de reservas, es posible ofrecer fechas alternativas si no tienes disponibilidad para las noches que ese usuario buscó.

Te sorprenderá encontrar cuántos huéspedes son flexibles a la hora de reservar. De esta manera, podrás llenar habitaciones disponibles en tu propiedad, concretando más reservas y aumentando tu ocupación.

Lee el artículo: Qué es un Motor de Reservas para hoteles

4. Seguimiento de huéspedes potenciales

Una oportunidad de venta merece toda tu atención. Muchas veces ocurre que la cantidad de ventas que puedes contar con respecto a las consultas que llegan es muy baja. 

Para mejorar esta situación, es fundamental realizar un correcto seguimiento de huéspedes potenciales.
Es decir que cuando una persona realizó una consulta en tu hotel, es muy probable que haya consultado anteriormente en otros establecimientos. Ahora la batalla es por ver quién le entrega el mayor valor.

¿Cómo demostrar que tu hotel es su mejor opción?

• 🏨Envía toda la información necesaria en lo que respecta al servicio en el cual el huésped se encuentra interesado. (Tarifas, disponibilidad, servicios en general y demás)
• 📝Destaca las mejores características de tu hotel y aquello que lo diferencia de la competencia. (Infraestructura, servicio exclusivo, vistas, ubicación, etc)
• 🎞️Comparte videos o imágenes acerca de la localización. Paisajes, actividades interesantes, lugares que descubrir, ya sea dentro o fuera de tu establecimiento.

Recuerda que los mensajes que provocan emociones afectan positivamente a la decisión de compra.

Además, para ofrecer una experiencia simple y ágil, la automatización es la respuesta. Automatizando las respuestas a las consultas más recurrentes, podrás atenderlas de manera rápida, con información exhaustiva y relevante. 

Contar con un CRM es clave para llevar esta estrategia a cabo.

5. Incentiva la demanda en temporada baja

Para impulsar las ventas de tu hotel en temporadas de baja demanda, deberás tener en cuenta 2 cuestiones:

• ✅Una buena base de datos con emails de viajeros y viajeras
  ✅Un motor de reservas que te permita generar todo tipo de promociones y paquetes atractivos.

Comencemos por las promociones y paquetes, cuando la demanda es baja la mejor forma de activarla es entregando una oferta lo suficientemente atractiva para que genere ese disparador.

Lee el artículo: Cómo aumentar el Revenue con Vouchers y Promociones

Algunos ejemplos de promociones pueden ser:

• 🏷️Descuentos porcentuales en dinero
• 🏷️Paquetes que incluyan servicios extras del hotel
• 🏷️Promociones especiales por determinadas fechas o fines de semanas específicos, etc. 
  

Es importante que cuentes con un motor de reservas que sea capaz de gestionar de manera sencilla este tipo de acciones de marketing, que tienen como objetivo maximizar la eficiencia de tus ganancias. 

¿Cuál es la mejor forma de comunicar estas promociones y a quién? 

Una de las mejores maneras de comunicar las promociones es a través de campañas de Email Marketing. Para ello necesitas:

• ✉️Un CRM con capacidad de enviar mensajes personalizados a través del correo electrónico.
• ✉️Una lista con clientes más fieles, quienes merecen ser los primeros beneficiarios de dichas promociones exclusivas.
• ✉️Una base de datos actualizada de clientes potenciales, que te permitirá enviar el mismo mensaje de manera masiva y personalizado con el nombre y datos del receptor.

6. La tarifa correcta para el huésped indicado

Todos los huéspedes son distintos y cada uno busca experiencias diferentes, pero también es determinante el factor tarifas en la decisión de reserva.

Hay quienes no escatiman y buscan una experiencia completa: con desayuno, media pensión e incluso están abiertos a recibir ofertas de servicios adicionales.

Otros, en cambio, buscan precios bajos y la menor tarifa es lo que determina la compra. Es posible incluso que muchos de ellos estén dispuestos a prepagar su estadía a cambio de un pequeño descuento.

Implementar varios tarifarios en tu sitio web y en tus canales de venta externos te servirá para atraer una amplia variedad de huéspedes con diversas necesidades de estadía.

Sin embargo, gestionar múltiples tarifarios a través de variados canales, de manera manual, puede ser un gran desafío, por no decir un masivo dolor de cabeza. Es por ello que, si requieres agilidad, automatizar el proceso es la mejor forma de conseguirla.

Mejores prácticas al momento de automatizar tus tarifas

En el tarifario: Es posible configurar una ventana de tiempo con tarifas en un rango con un valor mínimo y uno máximo. Por ejemplo, si estableces la ventana mínima de 3 días y máxima de 45, esa tarifa se mostrará en tu motor cuando falten entre 3 y 45 días para el ingreso del huésped. Esto hará que tu tarifario se abra o cierre de manera automática.

Reglas entre tarifarios: Lo más recomendable y eficiente, es manejarse sobre un tarifario madre y desde allí ir aplicando los descuentos o aumentos a las demás tarifas.

No más de 2 tarifas: Para mejorar la experiencia del usuario y evitar confundirlo, es aconsejable que tu motor de reservas no tenga más de 2 tarifas distintas para un mismo tipo de habitación.
Por eso al momento de aplicarlos de manera automática, es importante revisar que los tarifarios no se superpongan dentro de una ventana de tiempo determinada.

7. Medir y optimizar las acciones

Hasta ahora vimos todo en cuanto a las acciones y estrategias a implementar. Llegó el momento de verificar si las decisiones que tomamos fueron acertadas o si es necesario tomar otro rumbo.

Todas tus decisiones comerciales deben estar basadas en datos y no en meras suposiciones.

Existen herramientas de medición de datos muy conocidas como Google Analytics, que sirven para medir el rendimiento de tu sitio web, desde cada una de las distintas páginas que lo componen, de dónde vienen las visitas, qué características tienen las reservas realizadas, etc.

También es posible a acceder a aplicaciones exclusivas para hoteles que tienen la función de medir el rendimiento del hotel en particular y servirán para que  tomes decisiones aún más informadas y precisas.

De estas herramientas puedes obtener informes de paridad; de actualización de tarifas; rendimiento de tu motor a nivel general, y demás datos que consideres relevantes para mejorar tu estrategia comercial.

8. Huéspedes satisfechos atraen más clientes

¿Sabías que 1 de cada 3 usuarios decide su reserva con base en comentarios de otros huéspedes?

Es por eso que debes evitar a toda costa las malas reseñas y apuntar siempre a obtener las mejores reseñas de tus clientes felices. Una vez obtenidas, puedes mostrar los comentarios positivos en tu motor de reserva y en tu página web. Esto facilitará en gran medida la decisión de compra.

Lo mismo aplica a las Redes Sociales, donde también podrás encontrar todo tipo de comentarios y, aunque no es fácil, eventualmente llegará el momento de lidiar con comentarios negativos. En tal caso, aprender a gestionarlos adecuadamente hará que tu marca se presente como responsable y no pierda credibilidad.

Algunos consejos para la gestión de comentarios negativos

En primer lugar, puedes agradecer el comentario y explicar la situación dejando de lado las emociones. Tu comentario debe ser lo más imparcial que sea posible.

Admitir el problema o falla a la que se hace referencia es importante para que quede claro que no niegas la impresión de los clientes.

Por último, hacer hincapié en la promesa de revisión y cambio, lo cual demostrará el interés y compromiso del hotel con la mejora continua y la satisfacción de los huéspedes.

Llevar tu ocupación al máximo no es un proceso sencillo que requiere de constancia y un plan de acción concreto.

Contar con las herramientas adecuadas y las metodologías correctas hará que te acerques cada vez más a ese objetivo. Si quieres conocer a fondo las mejores formas y prácticas para aumentar la ocupación de tu propiedad, puedes participar de una demostración gratuita solicitándola aquí.