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Cualquier hotel, sin importar su tamaño o categoría, tiene que cuidar no solo sus comunicaciones externas, sino también las internas.
En este artículo, hablaremos de la importancia de contar con un sistema de comunicación interno eficaz para evitar que las incidencias se conviertan en reclamos.
Además, te presentaremos un listado de herramientas que te permitirán organizar las tareas del hotel, optimizar los flujos de información y aumentar la productividad de tu equipo.
¿Qué es la comunicación interna y por qué es importante en un hotel?
Por comunicación interna nos referimos al intercambio de información y mensajes entre los distintos departamentos y los empleados del hotel.
Esos mensajes pueden ser sobre reservas, el estado de las habitaciones, las necesidades de los huéspedes, la programación de eventos, la disponibilidad de alimentos y bebidas, entre otros.
Para garantizar la eficiencia operativa, y que todas las actividades del hotel se lleven a cabo de manera efectiva, la comunicación interna debe ser fluida, ordenada y estratégica.
Así, los empleados podrán abordar cualquier problema que surja de forma rápida, encontrar soluciones efectivas y ofrecerle al huésped la mejor experiencia posible.
Recomendaciones para mejorar la comunicación interna del hotel
Imagina que un huésped solicita un cambio de habitación en la recepción, pero la solicitud no se registra de manera correcta y el pedido se transforma en reclamo.
Para evitar este tipo de situaciones, se hace imprescindible contar con un plan o manual de comunicación interna que guíe a los empleados para actuar de manera proactiva ante un pedido o queja y mejorar la experiencia de ese huésped.
Un plan de comunicación no es otra cosa que una hoja de ruta que describe cómo el hotel tiene que comunicarse tanto con sus públicos internos y externos, para alcanzar sus objetivos de negocio.
Además de este plan, es importante ejecutar de manera periódica las siguientes tareas:
✅ Actualizar de forma constante el sitio web con las últimas novedades, cambios de horarios o de actividades del hotel para evitar malos entendidos con los huéspedes.
✅ Mantener informado al personal sobre las actualizaciones, cambios y mejoras en el servicio o las comodidades del establecimiento.
✅ Centralizar la comunicación entre departamentos de un hotel a través de un mismo canal o app para que los equipos reciban los comentarios, órdenes o respuestas de sus compañeros mediante un único soporte de comunicación.
Herramientas de comunicación y coordinación interna en el hotel
En la actualidad, son muchos los canales de comunicación que facilitan que los empleados se mantengan en contacto y compartan información importante en tiempo real.
Algunos de ellos son:
⚙️ WhatsApp: es una herramienta útil para la comunicación interna en un hotel, ya que permite a los empleados comunicarse de manera rápida y efectiva sobre cualquier tema relacionado con el trabajo.
⚙️ Telegram: similar a WhatsApp. Cuenta con opciones avanzadas de seguridad y privacidad y es una excelente herramienta para la comunicación de información delicada o confidencial.
⚙️ Correo electrónico: muy útil para la comunicación interna del hotel. Permite enviar mensajes, compartir documentos y mantener un registro escrito de la correspondencia.
Si quieres saber más sobre esta herramienta, puedes leer nuestro artículo “Cómo crear un email para ganar más reservas” haciendo clic en la siguiente imagen.
Si bien estas herramientas son clave a la hora de mantener a todo el equipo informado sobre las operaciones del hotel, tienen sus limitaciones.
Por esta razón, lo recomendado es contar con aplicaciones o software específico para hoteles como los sistemas internos de tickets o la app Tareas para hoteles de Pxsol.
Errores en la comunicación interna del hotel
Antes de contarte de qué se trata la app Tareas de Pxsol, queremos darte algunos consejos a los fines de evitar errores que podrían entorpecer el plan general de comunicación interna de tu hotel.
Estos son:
🔴 No escuchar a los empleados: es importante conocer la experiencia de los empleados en relación con las herramientas de comunicación empleadas y saber cuáles son, desde su punto de vista, los canales más efectivos.
🔴 No analizar el uso de las herramientas utilizadas: si ya estás usando herramientas específicas, es importante saber si estas funcionan, si los empleados las usan, y sobre todo, si consiguen ver la información o encontrar lo que necesitan.
🔴 Utilizar demasiadas herramientas: es importante emplear las herramientas que mejor funcionen y no duplicar las comunicaciones. El empleado debe tener claro de qué manera será informado y dónde acudir para encontrar la información.
Como mencionamos con anterioridad, lo mejor es centralizar la comunicación a través de una misma app para que los departamentos reciban todos los comentarios, pedidos o feedback de sus compañeros mediante un único canal de comunicación.
Tareas para hoteles: la app de Pxsol
Se trata de un sistema de tickets internos para uso del área de Operaciones del Hotel.
Esta aplicación le permite a los administradores de la propiedad organizar tareas, priorizarlas según diversos criterios, asignar responsables y evaluar su estado.
Así, los equipos internos trabajan de manera más efectiva al enfocarse solo en brindar un servicio excepcional a cada huésped.
Algunas de las principales funciones de esta app son:
⚙️ Crear nuevos tickets con información específica como nombre, descripción, tipo, prioridad y responsable
⚙️ Descargar e imprimir tickets filtrados y ordenados en Excel y PDF
⚙️ Realizar acciones simultáneas como asignar, mover, borrar y fusionar tickets
⚙️ Realizar acciones en tickets individuales como ver, editar, duplicar y borrar
⚙️ Colocar prioridad, tipo de tareas, estado y asignar responsables
⚙️ Visualizar información de un ticket en una ventana emergente
Su principal ventaja es que permite designar a la persona que tiene que actuar según el momento y la situación y todos los empleados pueden acceder a esa información.
De esta manera, el hotel ahorra tiempo y se alcanza una mayor rapidez en la resolución de incidencias.
Si quieres conocer más sobre esta aplicación, puedes visitar la página de Behance con todos los detalles del producto.
En este artículo hablamos de lo relevante que es la comunicación interna en los hoteles.
Analizamos las diferentes estrategias y vimos las herramientas más valiosas para optimizar los flujos de información entre los diferentes equipos de trabajo de un hotel.
Además, hablamos de la app Tareas de Pxsol y mencionamos sus principales funcionalidades y beneficios.
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