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Los hoteles, sin importar su tamaño, son sistemas complejos en donde tienen lugar decenas de actividades que atraviesan varios departamentos.
Para automatizar todas esas operaciones diarias, que abarcan desde la gestión de reservas hasta las tareas de front y back-office, los profesionales de la hotelería se valen de aplicaciones como el PMS hotelero o Property Management System.
En este artículo, te explicaremos que es un PMS o sistema de gestión para hoteles y cuáles son sus principales ventajas y funciones. También analizaremos los módulos y las integraciones que no pueden faltar y al final, te daremos una serie de recomendaciones a los fines de que elijas el PMS más adecuado para tu hotel.
¿Qué es un PMS o Sistema de Gestión Hotelero?
Un PMS, conocido por sus siglas en inglés como Property Management System, es una aplicación que facilita la gestión de reservas y las tareas administrativas de un establecimiento.
Esta herramienta, que en la actualidad se ha vuelto esencial en hoteles de todo tipo y tamaño, sirve para gestionar las reservas de manera eficaz y controlar desde los procesos administrativos, hasta las tarifas, ocupación y las tareas mantenimiento del hotel, entre otros.
Ventajas de contar con un PMS hotelero
Una de las ventajas de contar con un PMS hotelero es que simplifica los procesos relacionados con las operaciones internas y externas más importantes de un hotel.
Además, podemos mencionar que:
✅Combina múltiples entornos de trabajo en una sola aplicación
✅Permite la recopilación y organización de los datos de todos los huéspedes
✅Impulsa las operaciones generales de la empresa
✅Optimiza la gestión del hospedaje, ahorrando tiempo y reduciendo costos
✅Permite pronosticar la tasa de ocupación y optimizar el inventario
En el próximo párrafo vamos a profundizar un poco más sobre cada uno de estos puntos.
¿Cuáles son las funciones de un PMS o Sistema de Gestión Hotelero?
Un PMS es un sistema de gestión muy versátil que puede servirnos para tareas tan distintas entre sí como realizar un check-in o emitir un documento legal. A continuación, te detallamos algunas de sus funciones más importantes:
🔴 RESERVAS
Este módulo contiene todas las aplicaciones y herramientas para ver y gestionar las reservas actuales y futuras del hotel. Además, brinda acceso al registro de consultas y permite:
⚙️Cargar reservas sin presupuesto
⚙️Ver la disponibilidad del hotel en tiempo real según diferentes parámetros
⚙️Generar presupuestos para cualquier fecha
⚙️Registrar las llamadas al hotel
⚙️Ver las reservas por estado (nuevas, canceladas, no shows, etc.)
Si quieres saber cómo presupuestar una estadía para tu hotel con el PMS de Pxsol, te invitamos a ver esta capacitación gratuita en nuestro canal de YouTube:
🔴 RECEPCIÓN
Permite ver y actualizar el estado de la reserva de la habitación, registrar la entrada y salida de los huéspedes y procesar los pagos, entre otros.
A través de este módulo, el personal de la recepción del hotel puede agilizar todo el proceso relacionado con las reservas, asignación de habitaciones, envío de confirmaciones al huésped y hasta los cambios de categoría de habitaciones o upgrade, entre otros.
🔴 HOUSEKEEPING
Contiene todas las aplicaciones y herramientas para gestionar las tareas de limpieza y mantenimiento del hotel.
En esta sección del PMS es posible ver el estado de las habitaciones y actualizarlas, para luego visualizarlas en el plano de ocupación.
🔴 ADMINISTRACIÓN
Facilita la gestión del equipo interno y de todas las operaciones administrativas del hotel. Algunas de sus principales funciones son:
⚙️Generar facturas y comprobantes
⚙️Administrar movimientos de dinero o flujos de caja
⚙️Generar pagos y deudas de los servicios ofrecidos por el hotel
⚙️Crear y asignar artículos al inventario para aplicar luego a consumos
⚙️Generar informes, balances de cuenta y auditorías
Este módulo es vital para comprender cómo ajustar los procesos en pos de lograr mejores resultados y controlar las finanzas.
🔴 MARKETING
El módulo de Marketing contiene todas las aplicaciones y herramientas para potenciar la venta y distribución del hotel.
Además, es útil a la hora de enviar promociones, medir la experiencia del huésped y automatizar los servicios previos y posteriores a la estadía.
🔴 CANALES
Se trata de una interfaz única para controlar y distribuir inventarios a través de diferentes canales, como OTAs y plataformas de reserva directa, etc.
Por lo general, permite ver la cantidad total de canales y filtrarlos según su estado: disponibles, conectados, atención requerida y conexión en curso.
🔴 INFORMES
Este módulo proporciona reportes automatizados que ayudan a los hoteles a entender mejor los datos de sus operaciones.
Si quieres saber conocer cuáles son los informes más importantes que te ayudarán a entender el funcionamiento comercial y operativo te recomendamos leer el siguiente artículo:
¿Cómo elegir el mejor PMS?
La elección de un PMS depende de muchos factores como el tamaño del hotel, la tipología y las necesidades particulares de cada propiedad.
Por eso, el primer paso a la hora de elegir un sistema de gestión hotelera es evaluar las necesidades y establecer los requisitos. En este análisis previo, deberás considerar todas las operaciones y procesos que tienen lugar en tu hotel, así como también las características que te gustaría que el software tuviera.
A continuación, te ofrecemos una lista de verificación con algunos ítems a tener en cuenta antes de contratar un PMS hotelero:
✅Integraciones: asegúrate de que el proveedor admita todas las API necesarias y pueda integrarse de forma sencilla con el channel manager y el motor de reservas de tu hotel.
✅Facilidad de aprendizaje: cuanto más simple e intuitiva sea la interfaz, menos tiempo tendrás que invertir en la capacitación del personal.
✅Personalización: muchos proveedores venden PMS listos para usar y otros brindan servicios de personalización. Verifica que la tecnología que contrates pueda complementarse y personalizarse según tus requisitos particulares.
✅Soporte técnico: asegúrate de tener acceso a soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
✅Gastos y retorno de la inversión: analiza, entre otros puntos, el costo de integración y mantenimiento del sistema y el tiempo que ahorrarás como resultado de la automatización.
✅Seguridad: verifica que el software a contratar utilice estándares de seguridad en el almacenamiento de los datos, que reduzcan al mínimo el riesgo de fraudes o robo de información de tus huéspedes.
✅Reseñas: averigua qué PMS utilizan tus colegas y solicita recomendaciones. También puedes chequear reseñas en línea para ver qué dicen los usuarios respecto de cada producto.
¿Qué integraciones debería tener un PMS?
Para garantizar el éxito de la estrategia de distribución hotelera, lo ideal es que el PMS esté integrado con el motor de reservas del sitio web y el channel manager del hotel.
⚙️PMS + Motor de reservas: cuando estas aplicaciones están integradas, tan pronto como se recibe, modifica o cancela una reserva en el sitio web del hotel, el PMS se actualiza de manera instantánea. Esto permite que el personal interno conozca la disponibilidad y el estado de las habitaciones en tiempo real.
⚙️PMS + Channel Manager: cuando estas aplicaciones están integradas, tanto las tarifas como la disponibilidad del PMS se envían de manera automática al channel manager para su distribución en todas las OTAs conectadas. De esta manera, cuando se genera una reserva en alguna OTA o agencia de viajes online, la información se actualiza de forma inmediata en el PMS evitando discrepancias en la disponibilidad.
El PMS de Pxsol
El PMS de Pxsol le permite a los hoteles automatizar decenas de tareas, como el control de la cantidad de huéspedes, la administración del inventario, la creación de informes y el registro de los pagos.
Se trata de un software en la nube que se puede gestionar en cualquier momento y desde cualquier lugar y que ofrece una amplia variedad de funciones de facturación, reportes e informes personalizables. Además, al registrarte obtienes una prueba gratuita de 14 días.
Algunos de los módulos más importantes del PMS de Pxsol son:
✅Reservas
✅Recepción
✅Housekeeping
✅Administración
✅Informes y análisis
✅Marketing
✅Canales
Como beneficio extra, te contamos que Pxsol cuenta con un equipo de soporte listo para ayudarte a configurar el software y así obtener el máximo beneficio para tu hotel.
En este artículo aprendimos qué es un PMS Hotelero y para qué sirve. Listamos sus ventajas y las funciones más importantes que le permiten a los hoteles administrar sus operaciones, desde la reserva y el check-in hasta la facturación y los pagos.
También analizamos el PMS de Pxsol, que ofrece una variedad de características, como gestión de reservas, seguimiento de los huéspedes y gestión de la contabilidad, entre otros.
Si aún no tienes un sistema de gestión acorde, o no estás satisfecho/a con el software actual de tu hotel, puedes completar este formulario y estaremos encantados de responder cualquier duda o consulta.
