Cómo mejorar la Coordinación General del Hotel

Guía para la Coordinación del Personal Hotelero: Mejorando la Eficiencia Operativa

La coordinación general y eficiente del personal del hotel es crucial para ofrecer una experiencia inolvidable a los huéspedes. La organización, comunicación y monitoreo constante de las tareas asignadas son fundamentales.

A continuación, te presentamos esta guía sobre todo lo que tienes que considerar para coordinar el personal del hotel y mejorar la eficiencia operativa.

¿Por qué importa la Coordinación en la Gestión Hotelera?

La coordinación general y la comunicación en la gestión hotelera son necesarias para organizar el grupo de colaboradores en un entorno operativo fluido que brinde los resultados esperados. 

Con la rápida evolución del sector hotelero y la creciente demanda de experiencias personalizadas por parte de los huéspedes, la coordinación efectiva del personal y la comunicación interna se han convertido en elementos críticos para mantener la competitividad y asegurar la satisfacción del cliente.

Coordinación del Hotel y Tecnología en la Actualidad

En el contexto predominantemente tecnológico en el que nos encontramos, la hotelería ha experimentado una transformación significativa impulsada por la adopción de soluciones digitales y herramientas especializadas. 

La incorporación de sistemas de gestión hotelera (PMS), software de reservas en línea, y aplicaciones específicas para la coordinación general del personal del hotel ha permitido a los hoteles optimizar sus operaciones y ofrecer un servicio más eficiente.

Estrategias para la Gestión Operativa del Hotel

Ya dijimos que la mejora de la comunicación interna en un hotel es esencial para garantizar operaciones eficientes y una experiencia positiva para los huéspedes. 

Ahora bien, entre las posibles estrategias para generar el cambio, es posible abordar la importancia de un plan de comunicación y la selección de herramientas y software adecuados, centrados en optimizar la interacción entre los diversos departamentos y empleados.

Plan de Comunicación

Un plan de comunicación interna establece las pautas para la interacción entre departamentos y empleados. Este incluye:

• ➡️ Proactividad ante Solicitudes o Quejas: El plan debe guiar a los empleados sobre cómo abordar proactivamente solicitudes o quejas de los huéspedes, evitando posibles malentendidos y mejorando la experiencia del cliente.
• ➡️ Actualización Constante del Sitio Web: Mantener el sitio web actualizado con novedades, cambios de horarios o actividades garantiza que tanto los empleados como los huéspedes estén informados, reduciendo la posibilidad de malentendidos y mejorando la eficiencia operativa.
• ➡️ Informar sobre Actualizaciones y Mejoras: Es esencial mantener al personal informado sobre cualquier actualización, cambio o mejora en los servicios o comodidades del establecimiento. Esto asegura que todos estén al tanto de los cambios y puedan proporcionar información precisa a los huéspedes.

Selección de Herramientas digitales y Software hotelero

Aunque herramientas comunes como WhatsApp y correo electrónico son útiles, estas tienen muchas limitaciones en cuanto a coordinación general del personal en el hotel.  Una muy concreta es la dificultad para mantener a todos los departamentos informados sobre las operaciones del hotel de manera sincrónica y actualizada. 

Por otro lado, este tipo de herramientas convencionales no suelen contar con la centralización esencial para la coordinación del personal de todas las áreas del hotel como ser housekeeping, reservas, restaurante, etc. para recibir comentarios, órdenes o respuestas.

Por eso, es crucial considerar herramientas creadas específicamente de acuerdo a las necesidades de la industria hotelera y de su gestión interna. Existen varios ejemplos. En Pxsol, hemos desarrollado una aplicación en la que confluyen datos provenientes de PMS, CRM y demás herramientas de la suite, para coordinar de manera eficiente y sincrónica al personal de todas las áreas del hotel y brindar atención personalizada.  

La App Tareas de Pxsol es una solución integral para mejorar la coordinación del personal en hoteles. Permite programar y personalizar las tareas repetitivas, asignando responsabilidades a los colaboradores, centralizar la acción de múltiples departamentos y asignar prioridades para una gestión más eficiente

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App Tareas: Coordinación General del Personal en Hotel

La App Tareas de Pxsol  es una herramienta que se integra al PMS y está diseñada específicamente para optimizar la coordinación del personal en hoteles. Su última actualización introduce una funcionalidad revolucionaria: las tareas programadas. 

Esta nueva característica mejora aún más la gestión diaria de responsabilidades, permitiendo la automatización de tareas repetitivas y ofreciendo una flexibilidad sin precedentes para adaptarse a las necesidades operativas cambiantes de los hoteles.

Nuevas Funcionalidades de la App Tareas de Pxsol

• ✔️Automatización Eficiente: La capacidad de programar tareas es una solución eficiente para actividades repetitivas.
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• Desde la limpieza de habitaciones hasta la reposición de suministros, esta función permite a los hoteles establecer una tarea una vez y dejar que la aplicación gestione el resto, liberando tiempo valioso para otras responsabilidades.
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• ✔️Configuración Personalizada: La flexibilidad es clave. La aplicación permite personalizar cada tarea programada según las preferencias del hotel.
  • 📅 Fechas de Inicio y Fin: Define cuándo comienza y termina la tarea programada.
  • 🔁 Repetición: Establece la frecuencia con la que la tarea se repite en la semana y a lo largo de los meses.

• ✔️Relevancia y Asignación: La asignación de niveles de prioridad a las tareas y la asignación de responsabilidades según su importancia son esenciales para mantener a todo el personal motivado. La aplicación ofrece la posibilidad de asignar responsables, lo que facilita una ejecución más eficiente.
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• ✔️Asignación a Establecimientos y Habitaciones: Para hoteles que gestionan múltiples establecimientos, esta funcionalidad es crucial. Organiza las tareas según su ubicación, asignando cada tarea a un establecimiento específico para mayor claridad.
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Beneficios de la App Tareas de Pxsol para Hoteles:

• ✅ Eficiencia Operativa: La automatización de tareas repetitivas a través de las funciones de tareas programadas libera tiempo para el personal, permitiéndoles concentrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor.
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• ✅ Personalización y Flexibilidad:La capacidad de personalizar cada tarea según las preferencias del hotel asegura que la aplicación se adapte a las necesidades específicas de cada establecimiento.
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• ✅ Centralización de la Comunicación: La aplicación sirve como un único punto de referencia para la asignación y seguimiento de tareas, centralizando la comunicación interna y facilitando la colaboración entre los departamentos.
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• ✅ Asignación Eficiente de Responsabilidades: La asignación de niveles de prioridad y la posibilidad de asignar responsables según la importancia de la tarea garantizan una asignación eficiente de responsabilidades, mejorando la respuesta a las necesidades de los huéspedes.
  
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• ✅ Adaptabilidad a Cambios Operativos: La flexibilidad incorporada en las tareas programadas permite a los hoteles adaptarse rápidamente a cambios en la demanda del mercado y en las operaciones internas.
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• ✅ Ahorro de Tiempo y Recursos:La automatización eficiente no solo ahorra tiempo, sino que también contribuye a la eficiencia en el uso de recursos, permitiendo una distribución más efectiva del personal y de otros recursos necesarios para las tareas.

La App Tareas de Pxsol es la solución integral para abordar los desafíos específicos de la gestión hotelera. Sus características avanzadas y su capacidad para adaptarse a las necesidades únicas de cada hotel la convierten en una herramienta esencial para mejorar la coordinación general del personal del hotel y elevar la eficiencia operativa en la industria hotelera moderna.

Además, con foco en la personalización, eficiencia y centralización de la comunicación, la aplicación se destaca como un activo valioso para cualquier establecimiento hotelero que busque alcanzar nuevos niveles de excelencia operativa.

Conclusiones

• La coordinación del personal en un hotel es fundamental para ofrecer una experiencia excepcional a los huéspedes. 
• La implementación de estrategias y la adopción de tecnologías específicas para el sector hotelero son pasos fundamentales para alcanzar el éxito en la gestión del personal en un hotel.
• Una comunicación interna eficiente, respaldada por herramientas adecuadas como la App Tareas de Pxsol, es clave para optimizar las operaciones y mejorar la productividad del equipo. 
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